Là một nhân viên văn phòng, chắc hẳn chúng ta không còn xa lạ gì về Excel, đúng không? Excel giúp chúng ta đơn giản hóa dữ liệu dưới dạng các trang tính tiện lợi, từ đó thực hiện việc tính toán, xử lý số liệu thống kê, …. theo yêu cầu công việc. Với rất nhiều chức năng quan trọng, thì Excel cũng có những thủ thuật nhất định để bạn có thể thực hiện thao tác một cách nhanh chóng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn cách copy từ file excel này sang file excel khác, áp dụng cho nguyên sheet hoặc giá trị cụ thể trong sheet. Các bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chưa?
Tổng quan về Excel.
Trước khi tìm hiểu các thủ thuật trong Excel, chúng ta cần phải có những hiểu biết sơ bộ về Excel như định nghĩa và chức năng của nó.
Excel là gì?
Bộ công cụ Microsoft office đã tạo ra các phần mềm ứng dụng giúp đỡ người dùng rất nhiều trong các công tác hành chính – văn phòng. Đó có thể là phần mềm viết văn bản có tên gọi Word, thuyết trình PowerPoint, quản lý email Outlook, … Excel cũng là một trong những phần mềm đó, với mục đích tạo ra các bảng tính, hỗ trợ người dùng tính toán nhanh chóng và chính xác hàng triệu dữ liệu trong đó.
Ứng dụng của Excel trong công việc.
Excel được ứng dụng trong hầu hết công việc trên Microsoft. Có thể hiểu theo một cách đơn giản hơn, khi công việc của chúng ta cần sử dụng máy tính, thì đồng nghĩa với việc phải dùng đến Excel.
Một số công việc điển hình cần sự hỗ trợ đắc lực của Excel như: Kế toán, Hành chính nhân sự, Giáo Viên, Kỹ sư, Tài chính ngân hàng, ….
Thành phần chính của Excel.
Mỗi file Excel sẽ có các phần bao gồm:
Phần nhập dữ liệu: Là các ô ứng với hàng và cột trong file, để chúng ta nhập dữ liệu cần thiết.
Phần thanh công cụ: Đây là phần chứa khá nhiều chức năng cụ thể để chúng ta chỉnh sửa format, trang trí và thực hiện các chức năng cơ bản.
Hàm và công thức: Đây là phần quan trọng nhất để file Excel thực hiện đúng chức năng của nó. Hàm và công thức do chúng ta triển khai trong các ô liên quan để tính ra được kết quả mà mình mong muốn thông qua các dữ liệu đã nhập ban đầu.
Hướng dẫn cách copy từ file excel này sang file excel khác
Một thao tác chúng ta thường sử dụng trong Excel chính là copy dữ liệu/sheet từ file excel này sang file excel khác. Đây là thao tác khá cần thiết trong công việc khi dữ liệu chúng ta cần xử lý nằm ở 2 file khác nhau. Trong trường hợp đó, nếu chưa biết cách copy, chúng ta sẽ gặp khá nhiều rắc rối không cần thiết. Nếu bạn chưa biết thao tác này, thì hãy theo dõi thông tin dưới đây nhé.
Cách copy sheet từ file excel này sang file excel khác
Đầu tiên, bạn cần mở đồng thời file excel chứa sheet cần sao chép (tạm gọi là file 1) và file excel cần di chuyển sheet tới (tạm gọi là file 2).
Cách 1:
Bước 1: Trong file 1, bạn đặt con trỏ chuột vào tên sheet và nhấp chuột phải, chọn Move or Copy.
Bước 2: Trong hộp thoại của Move or Copy, phần To book bạn chọn file 2. Tại phần Before sheet, bạn chọn vị trí cho sheet mình copy (sheet được copy sẽ nằm trước sheet bạn chọn). Tiếp đến, bạn nhớ tick vào Create a Copy để sao chép sheet sang file 2, nếu không sheet đó sẽ hoàn toàn biến mất khỏi file 1 luôn nhé.
Như vậy là bạn đã hoàn thành quá trình một cách nhanh gọn rồi.
Chúng ta cũng có thể sử dụng cách 2 thủ công hơn như sau:
Bước 1: Mở sheet cần sao chép ở file 1, nhấn tổ hợp phím Ctrl + A để copy toàn bộ nội dung và định dạng trong sheet đó.
Bước 2: Mở file 2, nhấp chuột vào biểu tượng new sheet (biểu tượng dấu + dưới tên sheet) để tạo sheet mới.
Bước 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán nội dung của sheet đã chọn vào sheet mới của file 2. Như vậy, toàn bộ nội dung đã được sao chép xong.
Cách copy dữ liệu từ file excel này qua file excel khác.
Điều đầu tiên, bạn cũng cần mở đồng thời 2 file excel chứa dữ liệu cần sao chép (file 1) và file nguồn để dán dữ liệu (file 2).
Bước 1: Tại file 2, bạn đặt con trỏ chuột vào ô cần thiết để nhận dữ liệu từ file 1, sau đó gõ dấu = để hyperlink dữ liệu.
Bước 2: Tại file 1, bạn chọn ô dữ liệu cần sao chép sau đó nhấn enter.
Khi hoàn thành quá trình sao chép, tại ô chứa giá trị đã sao chép của file 2 sẽ có công thức liên kết như sau: =[file1.xlsx]Sheet1!$B$4.
Trong đó: File 1 là tên file chứa dữ liệu cần sao chép đã nói từ đầu
Sheet 1 là sheet chứa giá trị cần sao chép của file 1
B4 là ô chứa dữ liệu, có định dạng trị tuyệt đối.
Bước 3: Sau khi hoàn thành 1 ô dữ liệu, muốn copy công thức này xuống các hàng trong cột đó, bạn để con trỏ chuột vào dấu + (góc dưới bên phải trong ô đã chọn) sau đó fill xuống các hàng phía dưới.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành việc sao chép dữ liệu từ file excel này qua file excel khác một cách vô cùng nhanh chóng và chính xác.
Bước 4: Sau khi việc sao chép hoàn thành, nếu muốn giá trị tại file 2 không bị ảnh hưởng nếu file 1 thay đổi, chúng ta cần xóa link liên kết file nguồn bằng cách.
- Bôi đen cột giá trị vừa link. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép.
- Đặt con trỏ chuột lên ô của hàng đầu tiên trong vùng bôi đen.
- Nhấp chuột phải, tại mục Paste Options chọn paste Values (biểu tượng số 123)
Tiếp đến, chúng ta nhấn tổ hợp Ctrl + S để lưu lại những thao tác mình đã làm. Chúc mừng bạn, vậy là đã hoàn thành file dữ liệu đầy đủ cho công việc rồi đấy.
Trên đây là các bước chi tiết mà tụi mình đã hướng dẫn về cách copy từ file excel này sang file excel khác, áp dụng cho nguyên sheet hoặc giá trị cụ thể trong sheet. Với cách làm nhanh chóng và chính xác như vậy, chắc chắn sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Chúc các bạn thành công nhé!