Như chúng ta đã biết, Excel là ứng dụng bảng tính nằm trong bộ MS Office của Microsoft. Nó có tác dụng hỗ trợ người dùng trong phần lớn các công việc hành chính – văn phòng cần thiết. Thành thạo các thủ thuật Excel là điều kiện cần để nhân viên văn phòng thực hiện công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
Nếu bạn chưa thực sự tự tin về khả năng Excel của mình, thì đừng bỏ qua bài viết này nhé. Bởi vì ngay bây giờ, chúng mình sẽ hướng dẫn bạn cách link từ file excel này sang file excel khác. Đây là một thủ thuật thông dụng và rất có ích cho công tác thống kê, tính toán mà bạn thường gặp trong công việc hàng ngày.
Cách link từ file excel này sang file excel khác.
Link từ file excel này sang file excel khác là cách để chúng ta liên kết dữ liệu giữa 2 file tách biệt, nhằm mục đích cho ra kết quả mà mình cần. Với những file có só liệu nhiều, thậm chí là rất nhiều, chúng ta cần phải thành thạo cách link dữ liệu để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Sử dụng liên kết Hyperlink để link từ file excel này sang file excel khác.
Để link dữ liệu từ file excel này sang file excel khác, chúng ta cần lần lượt thực hiện các bước sau
Bước 1: Bạn cần mở đồng thời 2 file excel gồm file chứa dữ liệu (file 1) và file nhận dữ liệu (file 2).
Bước 2: Bạn gõ dấu “=” vào ô cần lấy dữ liệu tương ứng tại file 2.
Bước 3: Di chuyển chuột đến ô chứa giá trị cần lấy tại file 1, sau đó nhấn enter.
Bước 4: Lúc này, công thức đang bị cố định hàng và cột bởi dấu $. Nếu bạn muốn copy công thức xuống các hàng trong cột, bạn cần xóa dấu $ đi.
Bước 5: Sau khi đã xóa dấu $ ở công thức, bạn chỉ cần đặt con trỏ chuột vào góc dưới bên phải của ô vừa dán link, và nhấn giữ chuột, kéo xuống hàng cuối cùng trong cột đó.
Như vậy, giá trị ở file 1 đã được hyperlink qua ô tương ứng ở file 2 một cách nhanh chóng và chính xác.
Với cách lấy dữ liệu bằng hyperlink như trên, có một điểm yếu chính là nội dung của cột giá trị dò tìm trong 2 file phải sắp xếp theo số thứ tự giống nhau. Cụ thể ở ví dụ vừa rồi, cột “Họ Tên” trong file 1 phải được sắp xếp theo số thứ tự giống với cột “Họ Tên” ở file 2. Như vậy, kết quả đưa ra mới chính xác hoàn toàn. Nếu thay đổi số thứ tự ở 1 trong 2 file, thì giá trị tìm được sẽ không còn chính xác.
Vậy, khi chúng ta không có sự đồng nhất giữa số thứ tự của cột giá trị giò tìm, thì chúng ta sẽ làm như thế nào? Sau đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng một hàm rất phổ biến, đó là hàm Vlookup.
Sử dụng hàm Vlookup để link dữ liệu trong file excel với nhau
Vlookup là hàm dò tìm dữ liệu trong file excel. Nói cách khác, nó cũng là một phương pháp để link giá trị tương ứng từ file excel này sang file excel khác. Chúng ta thực hiện phương pháp này như sau.
Bước 1: Bạn mở đồng thời file chứa dữ liệu (file 1) và file nhận dữ liệu (file 2)
Bước 2: Sử dụng hàm Vlookup tại ô cần tìm giá trị tại file 2 theo công thức như hình sau:
Giải thích công thức:
- Lookup_value (ở đây là B7): Giá trị dùng để dò tìm.
Trong ví dụ này, chúng ta sử dụng giá trị dò tìm là “Họ Tên”. Nói một cách đơn giản, chúng ta tìm “Số tiền” của giá trị “Họ Tên” ở file 2 thông qua các giá trị tương ứng ở file 1.
- File 1.xls: Là tên file chứa giá trị cần tìm.
- Table_array: Bảng chứa giá trị cần dò tìm, để ở dạng giá trị tuyệt đối với dấu $ đằng trước
Trong ví dụ đưa ra, bảng chứa giá trị ở file 1 chạy từ cột B hàng 7 tới cột D hàng 17.
- Col_index_num: Thứ tự của cột chứa giá trị dò tìm trên Table_array.
Trong ví dụ này, cột chứa giá trị dò tìm nằm trong cột “D” ở vị trí thứ 3 trong bảng giá trị của file 1.
- Range_lookup: Là phạm vi tìm kiếm, dò tìm tương đối ta chọn số 1, còn nếu muốn dò tìm tuyệt đối, ta chọn số 0.
Đây là cách tìm giá trị nhanh chóng và chính xác, được ứng dụng phổ biến trong các công việc hàng ngày. Với hàm Vlookup, việc thống kê và liên kết dữ liệu từ các file chưa bao giờ dễ dàng đến thế. Từ đó, khối lượng công việc của bạn cũng trở nên nhẹ nhàng hơn để bạn hoàn thành một cách tốt nhất.
Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã biết link từ file excel này sang file excel khác nhờ vào 2 phương pháp đó là sử dụng liên kết Hyperlink và hàm Vlookup. Chúng tôi rất hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích với các bạn trong công việc cũng như trong học tập. Cảm ơn vì đã đọc bài viết này!